Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là một trong những phương pháp linh hoạt và hiệu quả nhất mà nhiều doanh nghiệp và tổ chức đang áp dụng. Với sự phổ biến của ứng dụng này và tính linh hoạt của nó trong việc tạo, tổ chức và phân tích dữ liệu, việc sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự đã trở thành một lựa chọn thông minh. Cùng đọc ngay các thông tin trong bài viết dưới đây ngay nhé.
Hữu Ích: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
1. Tại sao doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel?
Excel là một công cụ phổ biến và dễ sử dụng để quản lý hồ sơ nhân sự, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
Đơn giản và dễ sử dụng:
- Excel là công cụ quen thuộc với nhiều người, do vậy việc sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự không đòi hỏi nhiều kỹ thuật.
- Giao diện trực quan, dễ thao tác, phù hợp với cả người mới bắt đầu.
Tiết kiệm chi phí:
- Excel là phần mềm miễn phí, do vậy doanh nghiệp không phải chi trả chi phí cho việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập.
Linh hoạt:
- Excel cho phép bạn tùy chỉnh bảng tính để đáp ứng nhu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
- Có thể dễ dàng thêm, xóa, sửa đổi các thông tin theo nhu cầu.
Một số quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Có Lẽ Bạn Bạn Cũng Thắc Mắc: Giá phần mềm quản lý nhân sự
2. File quản lý nhân viên bằng Excel gồm những gì?
Một số thành phần cơ bản của một file quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm:
Trang tổng quan
- Cung cấp thông tin chung về doanh nghiệp và bộ phận nhân sự.
- Liệt kê danh sách nhân viên trong bộ phận.
- Tóm tắt các thông tin quan trọng như số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, v.v.
Trang thông tin cá nhân: Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên như:
- Họ và tên
- Ngày sinh
- Giới tính
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Ảnh chân dung
Trang thông tin công việc: Ghi chép thông tin về công việc của nhân viên như:
- Chức vụ
- Bộ phận
- Ngày vào làm
- Mức lương
- Phụ cấp
- Hợp đồng lao động
Trang thông tin đào tạo: Lưu trữ thông tin về các khóa đào tạo mà nhân viên đã tham gia như:
- Tên khóa học
- Thời gian đào tạo
- Nội dung đào tạo
- Chứng chỉ đào tạo
Trang thông tin khen thưởng, kỷ luật: Ghi chép thông tin về các khen thưởng, kỷ luật của nhân viên như:
- Lý do khen thưởng, kỷ luật
- Hình thức khen thưởng, kỷ luật
- Thời gian khen thưởng, kỷ luật
Trang bảng lương: Thống kê thông tin về lương của nhân viên như:
- Mức lương cơ bản
- Phụ cấp
- BHXH
- BHYT
- Thuế TNCN
- Tổng lương
3. Mẫu file excel quản lý hồ sơ nhân sự
Việc áp dụng Excel trong quản lý nhân sự sẽ giúp tăng cường hiệu quả và tốc độ trong công việc quản trị của doanh nghiệp. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp cũng ưa chuộng phương pháp này bởi tính tiện lợi mà nó mang lại. Bạn có thể tải các mẫu bảng quản lý nhân sự trên Excel tại đây:
>>>Tải miễn phí mẫu file tại đây!<<<
Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là một giải pháp đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp. Với sự linh hoạt và dễ sử dụng, Excel giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học, chính xác và nhanh chóng.
