Hướng dẫn cách sử dụng advanced filter trong Excel

Cách sử dụng advanced filter trong Excel ra sao? Trong quá trình làm việc với các bảng dữ liệu trong Excel thì đôi khi trong một số trường hợp, chúng ta cần phải lọc dữ liệu, việc lọc dữ liệu trong các bảng dữ liệu là việc làm rất quan trọng, cần thiết và được sử dụng phổ biến. Đối với việc lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong Excel thì chúng ta có thể sử dụng chức năng hoặc Advanced Filter.
Để lọc bằng chức năng Auto Filter thì khá đơn giản, tuy nhiên đối với những bài toán mà có nhiều điều kiện phức tạp thì chúng ta biết cách sử dụng advanced filter để lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Trong bài viết hôm nay studyexcel sẽ chia sẻ về cách sử dụng advanced filter để có thể lọc dữ liệu trong Excel

1. Cách sử dụng advanced filter trong Excel

Để có thể sử dụng chức năng advanced filter trong Excel, chúng ta cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chúng ta cần chuẩn bị dữ liệu để lọc. Để đảm bảo kết quả lọc chính xác nhất, chúng ta cần chú ý rằng tiêu đề các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu là duy nhất, không có 2 hay nhiều cột dữ liệu có tiêu đề giống nhau hoặc không có dòng trống trong bảng dữ liệu cần lọc

Bước 2: Tiếp theo chúng ta thiết lập vùng điều kiện lọc cần lưu ý như sau: Tiêu đề của vùng điều kiện lọc và tiêu đề của bảng dữ liệu cần phải đồng nhất., 2 điều kiện được đặt trên cùng một dòng tương ứng với điều kiện VÀ – có nghĩa là những dòng thỏa mãn cả 2 điều kiện cùng lúc sẽ có mặt trong kết quả, 2 điều kiện được đặt trên 2 dòng khác nhau tương ứng với điều kiện HOẶC – nghĩa là những dòng thỏa mãn 1 trong 2 điều kiện sẽ có mặt trong kết quả. Ngoài ra, chúng ta cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng trong vùng dữ liệu đồng nhất, giống nhau hoàn toàn.

Bước 3: Sau khi đã chuẩn bị xong vùng điều kiện, chúng ta có thể áp dụng và thiết lập Advanced Filter như sau:

Đầu tiên, chúng ta chọn 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu, tiếp đó chúng ta chọn thẻ Data chọn nhóm lệnh Sort & Filter sau đó bấm Advanced Filter, khi đó hộp thoại sẽ xuất hiện trong đó:

Action có nghĩa là lựa chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place hay lọc dữ liệu rồi copy ra nơi khác trên bảng tính – Copy to another location. Nếu chúng ta chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place thì sau khi lọc, các dòng không thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được ẩn đi.
List range có nghĩa là vùng dữ liệu chúng ta sẽ lọc, bao gồm cả tiêu đề. Trước khi chúng ta mở cửa sổ thiết lập Advanced Filter, nếu chúng ta đang để chuột trong vùng dữ liệu, thì Excel sẽ tự động thiết lập List Range một cách tự động. Trong trường hợp Excel làm điều này không chính xác, chúng ta hãy lựa chọn lại vùng dữ liệu bằng cách bấm nút chọn lại dữ liệu ở bên tay phải ô List Range sau đó chọn lại vùng dữ liệu bằng chuột.
Criteria range có nghĩa là vùng điều kiện chúng ta vừa thiết lập như đoạn phía trên đã viết.
Copy to có nghĩa là nếu trong phần Action chúng ta chọn Copy to another location thì lựa chọn này sẽ được kích hoạt và chúng ta có thể chọn vùng chúng ta muốn copy kết quả lọc tới. Nếu trong phần Action chúng ta chọn Filter the list, in-place thì lựa chọn này sẽ bị mờ đi, không được kích hoạt.
Unique records only có nghĩa là nếu chọn hộp kiểm này, Advanced Filter sẽ lọc ra những kết quả duy nhất

2. Ví dụ minh họa về advanced filter trong excel

Chúng ta cần lọc ra những dòng của Miền Bắc và có Sub-total lớn hơn hoặc bằng 900 thì vùng điều kiện của Advanced Filter trong Excel có dạng như sau:

cách sử dụng advanced filter trong Excel

Bước 1: Chuẩn bị vùng điều kiện. Tiếp theo, chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu cần lọc.

Bước 2: Vào thẻ Data => chọn mục Advanced trong nhóm Sort & Filter.

Bước 3: Khi hộp thoại Advanced Filter hiện lên thì các lựa chọn theo hướng dẫn sau:

Mục Action: Chọn Filter the list, in-place để lọc dữ liệu tại chỗ, các dòng không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn sau khi lọc; chọn Copy to another location để lọc dữ liệu rồi sao chép sang ô khác trên bảng tính.
Mục List Range: Vùng dữ liệu sẽ lọc, bao gồm cả tiêu đề. Đó là lý do chúng ta cần thực hiện bước 1 để Excel tự nhận diện vào tạo List Range mà bạn không phải chọn thủ công. Trong trường hợp muốn thay đổi vùng chọn thì bạn bấm vào dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột để tạo vùng chọn khác.
Mục Criteria range: Các bạn bấm vào mũi dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột chọn toàn bộ vùng điều kiện mà chúng ta đã đặt ra.
Mục Copy to: Mục này sẽ sáng lên nếu trong mục Action bạn chọn là Copy to another location. Cũng tương tự như các khác, bạn có thể bấm vào dấu mũi tên ở bên phải mục này rồi quét chuột để chọn vùng bạn muốn dán kết quả sau khi lọc vào đó.
Mục Unique records only: Nếu bạn muốn Advanced Filter lọc ra các kết quả duy nhất thì tích vào ô vuông đầu mục này.

Bước 4: Bấm OK và xem kết quả lọc

3. Một số lưu ý khi sử dụng advanced filter trong Excel

Điều kiện để sử dụng chức năng Advanced Filter là tiêu đề bảng dữ liệu chỉ được sử dụng một dòng duy nhất. Ngoài ra, trong bảng dữ liệu, không được hợp nhất hay gộp bất kì một ô nào và phải chứa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách sử dụng advanced filter để lọc dữ liệu trong Excel, chức năng Advanced Filter là một trong những chức năng giúp chúng ta lọc dữ liệu mà không hạn chế điều kiện lọc nên sẽ giúp chúng ta lọc dữ liệu nhanh và hiệu quả. studyexcel chúc các bạn có thể áp dụng thành công!